Le métier d’assistant(e) a beaucoup évolué même si les fondamentaux sont restés au cœur de la fonction. La transformation digitale a déclenché le besoin de nouvelles compétences. Ce cycle a pour objectif d’apporter les savoir-faire et des savoir-être requis pour répondre aux exigences du métier : organisation, communication, fiabilité, etc.

Certaines personnes sont amenées à exercer le métier d’assistant(e) (reconversion, restructuration) sans avoir bénéficié d’une formation spécifique. Ce cycle apporte l’ensemble des compétences nécessaires à ce changement de métier.

A qui s’adresse cette formation ?

Pour qui

  • Assistant(e) débutant(e).
  • Toute personne en reconversion sans formation spécifique au métier et qui souhaite faire reconnaître ses compétences.

Prérequis

  • Aucun.

Le programme de la formation

PARTIE 1 : Répondre aux sollicitations du manager et de l’équipe et organiser la mise à disposition des informations (2 jours)

1 – Définir les rôles et les missions

  • Identifier les compétences clés du métier : savoir, savoir-faire, savoir-être.
  • Clarifier la mission et formaliser les différentes activités du poste.

2 – Savoir travailler avec le manager et l’équipe

  • Identifier les conditions d’une collaboration réussie.
  • Comprendre le mode de fonctionnement du manager et de l’équipe.
  • Répondre aux sollicitations et satisfaire les attentes.
  • Planifier et organiser les activités de l’équipe.

3 – Gérer les informations et les mettre à disposition

  • Connaître les règles d’une organisation de l’information efficace.
  • Mettre en œuvre les méthodes d’organisation adaptées, en s’appuyant sur les outils digitaux disponibles dans l’organisation. 
  • Définir les règles de conservation des documents, archiver les documents utiles et nettoyer les bases documentaires.
  • S’assurer de l’évolutivité des plans de classement, pour rester agile face aux changements de stratégie ou d’organisation.

4 – Activités à distance

  • Pour découvrir un sujet en lien avec votre formation, deux modules e-learning : “Assertivité : connaître son profil. Part. A” et “Assertivité : connaître son profil. Part. B”.

PARTIE 2 : Maîtriser les écrits professionnels (2 jours)

1 – Courriers et e-mails

  • Concevoir et rédiger des écrits structurés.
  • Soigner la forme et la présentation des écrits : les règles fondamentales.
  • Améliorer son style.

2 – Réaliser des comptes rendus simples

  • Prendre des notes pour réaliser des comptes rendus minute.
  • Utiliser les outils bureautiques adaptés (OneNote, Outlook, Word, …) pour faciliter le travail des destinataires : permettre les commentaires, les modifications…
  • Structurer et rédiger le compte rendu.

3 – Réussir ses synthèses : notes, bilan, étude de dossiers

  • Aborder la synthèse avec méthode.
  • Repérer et sélectionner l’essentiel de l’information.
  • Restituer l’information utile de façon structurée.

4 – Activités à distance

  • Pour découvrir un sujet en lien avec votre formation, deux modules e-learning : “Faire le diagnostic de sa gestion du temps” et “Gérer son stress”.

PARTIE 3 : Gérer ses priorités et renforcer ses compétences relationnelles (2 jours)

1 – Gérer le temps et les priorités

  • Identifier sa relation personnelle au temps et ses sources d’efficacité.
  • Définir et gérer les urgences (différence entre urgent et important).
  • Planifier avec méthode pour se focaliser sur l’essentiel.

2 – Communiquer efficacement

  • Acquérir des attitudes de communication efficaces :
    • écoute active ;
    • reformulation ;
    • questionnement.

3 – Renforcer son aisance relationnelle

  • Adopter un langage proactif.
  • Renforcer son affirmation de soi.
  • Présenter ses idées à l’oral avec impact.

4 – Accueillir un visiteur

  • Prendre en charge les visiteurs :
    • Les attitudes adaptées ;
    • Les mots juste pour chaque circonstance.

5 – Activité à distance

  • Pour mettre en application les bonnes pratiques et les acquis d’une formation, un module e-learning : “Définir et gérer ses priorités”.

Les objectifs de la formation

  • Maîtriser les indispensables à l’exercice du métier d’assistant(e) aujourd’hui.
  • Adopter des comportements professionnels.
  • Développer son autonomie/sa confiance en soi.
  • Les acquis du cycle sont : le positionnement : rôles et missions de l’assistant(e) ; les compétences clés : organisation/gestion des priorités, gestion de l’information/classement, expression écrite sur tout support/orale, techniques de communication.

Les points forts de la formation

  • Le cycle est l’occasion de rompre l’éventuel isolement de votre fonction, d’échanger sur vos pratiques et d’élargir votre réseau professionnel.
  • Des entraînements réguliers pour s’approprier les méthodes.
  • Deux modules e-learning sur la gestion du stress et du temps permettent à l’apprenant d’aborder des compétences supplémentaires sur les grandes missions de l’assistante acquises durant la formation en groupe.

Qualité des formations

Tweadup Center

Métier accessible : Secrétaire / Assistant(e)

Vous pouvez trouver plus d’informations sur ce métier dans la Fiche métier de Secrétaire / Assistant(e).