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Dans un précédent article, nous sommes revenus sur la nécessité de rédiger un cahier des charges pour un projet de Digital Learning. Lorsque nous abordons la question du digital, l’association entre nouvelles technologies et projets flexibles est vite arrivée.  

Or, être agile dans la conduite de ses projets ne se résume pas à une culture de l’oral. Des supports doivent être créés pour être ensuite discutés, partagés et validés par l’ensemble des parties prenantes du projet.  Nous allons donc envisager les scénarios et les risques qu’il peut y avoir lorsqu’un projet démarre sans aucun écrits, ni cahier des charges.

Pourquoi constituer un cahier des charges si je n’ai pas de prestataires de formation ? 

La notion de prestataires peut très bien s’appliquer aussi en interne. Même si vous n’avez pas besoin de faire appel à un prestataire externe, vous aurez besoin de coordonner une ou plusieurs équipes au sein même de l’entreprise.  Comment allez-vous réussir à communiquer le même niveau d’informations et la bonne répartition des rôles, sans feuille de route précise ? Il faut donc voir ce cahier des charges comme un outil indispensable tant pour le cadrage, que le pilotage du projet. Il permettra ainsi aux différentes équipes de connaître le contexte général, les interlocuteurs, mais aussi leur périmètre d’actions et les deadlines associées. 

Projet agile : peut-on cadrer le projet au fil de l’eau ? 

L’agilité est une méthode bien particulière pour mener à bien un projet. Les cycles de recherche et développement sont très courts avec une conduite bien cadrée. La liberté d’action se retrouve durant les phases de développement.  En revanche, le développement et le déploiement du projet sont très structurés. C’est un des rôles fondamentaux du cahier des charges : donner une ligne directrice et un cap à atteindre à l’issue du projet. 

Chacune des parties prenantes est généralement experte dans son métier. Elles détiennent toutes une partie du savoir et des bonnes pratiques pour mener à bien un chantier de Digital Learning. Un document écrit vous permet alors de prendre en compte l’ensemble de leurs remarques pour co-construire les fondations de votre projet.  Sans un document structuré, vous prenez ainsi de gros risques sur le résultat. La réflexion en amont et la définition des étapes à franchir permettent d’augmenter vos chances de succès. 

Sans cahier des charges, un projet peut-il se terminer ? 

Lorsque vous réfléchissez à la structure de votre document, une des parties à ne pas négliger concerne les différents jalons et deadlines pour chaque action. Sans cette précision, chaque équipe restera dans l’incertitude, sans savoir à quel moment démarrer. Les choses se compliquent alors lorsque vous travaillez avec plusieurs équipes, dont certaines tâches de l’équipe B dépendent des actions de l’équipe A. Lorsqu’il va falloir rassembler l’ensemble des contenus sur une plateforme de formation, vous serez alors dans l’incapacité de fédérer vos collaborateurs autour d’un objectif commun. 

En revanche, il peut très bien arriver que vous ne sachiez pas construire un cahier des charges. Il est alors tout à fait possible d’être accompagné par un prestataire pour commencer sa rédaction. La réflexion est commune et permet d’avancer par itérations successives jusqu’à avoir une version partagée et validée avec l’ensemble des parties inhérentes au projet. 

Ce qu’il faut retenir
Le risque 0 n’existe pas ! Décider de ne pas rédiger un cahier des charges, c’est aussi faire le choix de prendre tous les risques. Sans ce document, votre projet a 99% de chance de ne jamais voir le jour, puisque vous n’aurez :

• aucune validation de vos commanditaires ;
• pas de cible(s), ni d’objectif ;
• aucune équipe sur laquelle compter.

Retenez une chose : le cahier des charges est votre socle de réflexion autour d’un projet commun. La rigueur et la liberté d’action vous permettront d’être créatif en temps voulu. 

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Management, Efficacité professionnelle, Communication, Gestion de projet et Agilité

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Lorsqu’on parle de Digital Learning, on pense à l’évolution et à la transformation de la formation en entreprise. On se prend à rêver de réalité virtuelle, de MOOC interactifs, et de sessions intenses de partage. Le digital et les nouvelles technologies vous permettent aujourd’hui de réfléchir plus sérieusement à toutes ces nouvelles méthodes permettant à vos collaborateurs d’apprendre mieux.

L’objectif est donc clair : encourager vos collaborateurs à acquérir de nouvelles  compétences, de manière continue, ludique et sans contraintes. Et, pour y arriver, il ne suffit pas de claquer des doigts. Malgré les idées reçues, même lorsque l’on parle de digital, le cahier des charges n’est pas devenu obsolète. C’est un document de référence pour cadrer et communiquer sur votre projet. Il est parfois oublié, souvent mis de côté, mais reste un allié de choix dans la réussite de votre prochain projet de formation.  Responsables de formation, il est désormais temps de se réapproprier le cahier des charges pour en faire un réel outil de communication et de planification.

Philippe Lacroix, fondateur du cabinet de conseil IL&DI, et Gaël Dizet, fondateur du cabinet DG Learn et ex-responsable formation chez SFR ont pris le temps de répondre à nos questions sur l’importance du cahier des charges et les bonnes pratiques à garder en tête lors de sa rédaction. Revenons ensemble sur la nécessité de réfléchir et de rédiger son cahier des charges avant même de démarrer son projet de formation. Voici les points que nous vous proposons d’aborder :

• Quel intérêt pour un Responsable de Formation de rédiger un cahier des charges ?
• Comment structurer son cahier des charges ?
• Quels sont les objectifs d’un bon cahier des charges ?
• Quels sont les risques à anticiper si l’impasse est faite sur un document de référence comme le cahier des charges ?

Ce contenu concret et directement actionnable vous permettra de structurer, dès demain, votre rédaction.

Constituer son cahier des charges de Digital Learning

Conseils et astuces pour préparer au mieux votre projet de formation

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2020 restera une année exceptionnelle à bien des égards, y compris dans le domaine de la formation et des compétences. Les changements qui se sont produits dans ce domaine sont les plus conséquents et les plus rapides depuis plus de 20 ans ! Mais quels sont ceux qui ont vocation à durer et dans quelles proportions ?

La formation professionnelle a été mise à l’épreuve du distanciel avec la crise sanitaire et aujourd’hui, ce n’est plus un secret ou une rumeur, il est stratégique d’intégrer de manière pérenne ces formations 100% à distance dans le plan de développement des compétences des entreprises. C’est d’ailleurs l’avis de 93% des répondants de notre dernière enquête Unow*, comme le montrent les chiffres ci-dessous.

Rappelons qu’en 2018, environ 6% des formations seulement étaient délivrées en 100% digital ! Découvrons maintenant les enjeux qui motivent cette montée en puissance de la formation à distance.

Les enjeux prioritaires de la formation à distance 

Si la formation à distance prend une place inédite, ses enjeux ne sont pas liés uniquement à la crise sanitaire et économique.

Se former à son rythme 

C’est une des plus-values évidentes de la formation à distance. Cet atout est souvent associé aux notions de flexibilité et de souplesse. Le participant, placé comme acteur central du dispositif pédagogique, peut choisir les moments qu’il consacre à l’acquisition de nouvelles compétences. Attention toutefois à s’assurer de l’autonomie réelle des apprenants ainsi qu’aux conditions de son exercice dans l’environnement professionnel comme personnel (charge de travail, matériel technique, espace adapté, etc).

À noter que si la flexibilité temporelle est un atout pour mieux intégrer la formation dans le quotidien des équipes, la flexibilité géographique devient plus importante qu’auparavant. En rendant la formation plus accessible, cette flexibilité permet aussi de se former sur des temps qui n’étaient pas envisageables autrefois (pendant un trajet en train, à son domicile, pendant un voyage, etc).

Aider à la transformation digitale de l’entreprise

Ce qui était déjà vrai il y a six ans l’est d’autant plus aujourd’hui. La formation digitale est considérée par les fonctions RH comme une solution répondant aux enjeux de transformation digitale.

Ainsi, on vise à « faire du secteur de la formation le fer de lance de la numérisation de l’entreprise » (Boboc & Metzger, 2018). Le rôle de la formation est alors, d’une part, d’accompagner les orientations stratégiques visant à la transformation digitale des organisations et, d’autre part, de l’incarner en y contribuant directement par sa propre digitalisation. Comme le soulignent les deux sociologues dans leur étude de cas d’une grande multinationale, ceci implique en premier lieu de former les acteurs de la formation (formateurs, ingénieurs pédagogiques, concepteurs, responsables de formation, etc.) pour qu’ils développent leurs propres compétences et expertises vis-à-vis des outils numériques utilisés en formation en vue de proposer, dans un second temps, une offre de formation digitalisée et adaptée aux enjeux de développement des compétences liés à la transformation digitale.

Réduire les coûts

Cet enjeu ressort souvent dans nos études, et il est important de bien l’analyser. La réduction des coûts peut se faire à plusieurs endroits :

• la réduction des coûts logistiques de la formation (déplacements, hébergements, salle de formation, temps mobilisé) ;
• la réduction des coûts liés à l’industrialisation de la production et de la diffusion (un module de formation en ligne peut être suivi par un nombre potentiellement illimité de personnes) ;
• la réduction des coûts pédagogiques pour des formations déjà créées par des prestataires (internes ou externes) facilement amortissables et donc souvent moins chères.

Sur la question des coûts, il faut cependant être vigilant. La tendance étant de réintégrer l’humain dans la formation digitale, il ne faut pas réduire une formation en ligne aux simples coûts de création et d’hébergement. L’accompagnement par un formateur, qui est indispensable pour permettre une réelle montée en compétence, pour favoriser l’engagement et pour maintenir la motivation, doit aussi être intégré dans les coûts. Attention également, les formations en ligne sur mesure coûtent plutôt cher, et nécessitent donc un nombre important de participants pour amortir l’investissement. Dans notre sondage, la réduction des coûts arrive en troisième position, c’est un enjeu important pour les services formation confrontés à la crise économique et à une forte sollicitation de la formation en entreprise.

Optimiser l’efficacité des formations

Cet enjeu arrive en 4ème position dans notre dernier sondage et cela nous a beaucoup surpris. C’est une opinion qui reste encore minoritaire dans notre échantillon et dont on espère qu’elle évoluera. La formation à distance ainsi que les nouvelles modalités de formation offrent des possibilités souvent inégalées par la « norme » du stage de formation de deux ou trois jours en présentiel. Sur un plan pédagogique, la formation à distance permet de nombreuses situations favorisant le développement des compétences des participants :

• étaler l’apprentissage dans le temps ;
• permettre d’apprendre à son rythme ;
• pouvoir mettre en pratique à tout moment et favoriser l’expérimentation ;
• pourvoir mettre en pratique en situation de travail ;
• avoir des boucles de feedbacks après les mises en pratique (fictives ou réelles) ;
• pouvoir mesurer avant, pendant et après la formation l’évolution des comportements et des compétences de chaque apprenant ;
• etc.

Mais la réflexion même de l’efficacité dans le champ de la formation professionnelle reste un sujet épineux. L’efficacité recouvre en effet des réalités bien différentes selon les points de vue retenus (participant, responsable formation, formateur, entreprise, etc.). Elle implique une formalisation des objectifs à atteindre dès le début du projet, des indicateurs d’évaluation et une évaluation.

De notre point de vue, ce devrait être le premier enjeu pour recourir aux formations distancielles. Cela rejoindrait une problématique dont beaucoup de DRH nous font part : pouvoir enfin mesurer le ROI (retour sur investissement) de la formation.

<< L’efficacité de la formation ne remonte pas encore parmi les principaux enjeux perçus par les responsables formation. Pourtant, le digital permet à la fois de renforcer cette efficacité et d’évaluer objectivement l’impact de la formation. Il faut s’en saisir ! Tweadupcenter >>

L’évolution des tendances : dispositifs et modalités de formation

La modalité dominante selon notre dernière étude sera désormais le blended learning*.

*Blended learning : On parle aussi de formation mixte, cela désigne les dispositifs de formation articulant du présentiel et du distanciel au sein d’un même parcours pédagogique.

Cette modalité a régulièrement du succès dans les baromètres de la formation. Mais ce qui est inédit, c’est qu’elle passe en première position chez quasiment trois quarts des répondants de notre dernière étude.

Cette évolution importante s’explique par trois phénomènes :

• la formation se digitalise à vitesse grand V ;
• le présentiel, très dominant jusqu’à présent, garde encore de la place dans les dispositifs de formation, il ne disparaît pas ;
• les entreprises cherchent avant tout à optimiser les dispositifs de formation, ce qui se fait facilement en alliant présentiel et distanciel au sein d’un même dispositif de formation.

Quand on regarde de plus près parmi ces entreprises qui privilégient désormais le blended learning , elles estiment que la deuxième modalité la plus utilisée sera la formation 100% distancielle. Devant la formation 100% présentielle !

Cette tendance est directement liée au travail à distance. Or quand on voit que le télétravail s’est installé durablement dans les entreprises, on peut en déduire que ce classement des modalités sera lui aussi durable.

Passons aux modalités de formation en ligne, qui sont multiples et qui coexistent dans les stratégies de formation des entreprises. Voici leur répartition selon notre dernière enquête :

À noter que les participants pouvaient choisir plusieurs modalités

85% Modules e-learning (vidéos et quiz) Ces modules sont majoritairement intégrés dans les entreprises depuis plusieurs années. Ils permettent d’acquérir et de consolider des connaissances (≠ compétences), et la complétion* est faible (5 à 10% en moyenne).

*Complétion : Il s’agit du ratio représentant le nombre d’apprenants ayant terminé la formation sur la base du nombre d’apprenants qui l’ont commencée.

Les modules e-learning sont, sans surprise, la modalité la plus représentée, et devraient le rester ces prochaines années. Pour autant, ces modules répondent rarement à des objectifs de montée en compétence et s’inscrivent généralement dans des politiques d’acculturation et de microlearning.

57% Classes virtuelles Les classes virtuelles étaient déjà une modalité fréquemment utilisée, et leur utilisation en formation a explosé depuis le confinement. Avec un écueil récurrent : des formats souvent descendants, alors qu’ils gagnent à être participatifs et associés à des ressources asynchrones pour un dispositif flexible et efficace.

Attention à la tentation d’une numérisation massive des contenus ou d’une simple transposition du présentiel en classe virtuelle. Il y a un « échec à chaque fois que l’on pense que la médiation des savoirs passe la seule médiatisation technique » (Linard, 1990) 

C’est notamment le cas lorsque des formations en présentiel sont basculées telles quelles en classes virtuelles. Surtout sur plusieurs journées consécutives. Cette pratique est fortement dénoncée pour son inefficacité, et son utilisation abondante pendant le confinement a même généré un nom : la « zoomification des formations » (en référence à Zoom, l’un des célèbres outils de classe virtuelle). Si la classe virtuelle est un formidable outil, en tant que tel ou au sein d’autres dispositifs de formation, elle doit, pour être efficace, reposer sur les principes d’une formation : favoriser les échanges, rendre les participants actifs et laisser de la place à l’accompagnement de chacun. Sinon, la “fatigue cognitive” des apprenants les fera vite décrocher. 

33% SPOC (formations digitales et tutorées) Cette modalité apparue en 2014 continue son ascension, avec une complétion forte (93% en moyenne en 2020 chez Unow). Le SPOC repose sur un accompagnement individuel, de l’apprentissage en groupe et de l’apprentissage par la pratique.

Le format SPOC est notre spécialité chez Unow depuis 2014. C’est un dispositif de formation qui est à la fois efficace et humain. Il s’agit de formations 100% en ligne avec des sessions d’animation qui s’étalent sur 4 à 6 semaines. Ici le digital est utilisé pour faciliter l’alternance entre la situation de formation et la situation de travail, pour que la mise en pratique et la montée en compétence soient liées à la réalité opérationnelle de chaque participant. Ce format est l’équivalent d’une formation présentielle de 2 ou 3 jours. SPOC (formations digitales et tutorées).

Et pour terminer, voici les deux dernières modalités du classement, réservées à des projets souvent plus spécifiques et non adaptables à tous les thèmes de formation :

6% Dispositifs impliquant des nouvelles technologies (Réalité virtuelle, réalité augmentée, objets connectés…) Des dispositifs encore peu utilisés malgré une forte attractivité. Depuis 2017, ils sont perçus comme pertinents sur des projets spécifiques et non sur les formations les plus répandues dans les entreprises.

4% Serious game Après un déclin depuis plusieurs années, souvent pour des motifs budgétaires et un manque de souplesse, les serious game deviennent des projets rares dans les entreprises.

* Nous avons mené une enquête nationale en juin et juillet 2020, auprès de 600 fonctions RH et formation d’entreprises de plus de 250 salariés.

Découvrez notre infographie sur l’évolution des compétences et stratégies de formation en entreprise

Résultat d’un étude sur 600 fonctions RH & formation d’entreprises de plus de 250 salariés

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3 bonnes raisons d’impliquer les managers dans la formation

Les managers ont un impact décisif sur l’apprentissage de leurs collaborateurs. Pourtant, beaucoup d’entre eux restent encore trop en retrait, si ce n’est absents dans le suivi et dans l’accompagnement de la formation. Manque de temps, de considération, difficulté à comprendre comment s’impliquer, les raisons sont nombreuses. Du côté des entreprises, l’urgence est d’engager les salariés vers les dispositifs de formation. Si la rencontre semble être toute trouvée, dans les faits, la situation est différente. Managers et Responsables Formation ont encore du mal à trouver le parfait équilibre. Quelle posture adopter en tant qu’entreprise ? Quand le faire ? Voici 3 bonnes raisons pour mieux impliquer les managers dans la formation de leurs collaborateurs.

1. Ils sont au plus près des besoins du terrain

Le rôle du manager de proximité est d’être proche de ses équipes, en étant au plus près d’eux sur le terrain. Grâce à cette présence de tous les instants, le manager est le plus indiqué pour recueillir un besoin de formation. Dans certains cas, il peut s’apercevoir d’un besoin de compétence particulier et préconiser lui-même une formation, en se référant au catalogue interne de l’entreprise. En s’imprégnant des problématiques de terrain, le manager sait comment accompagner son collaborateur dans l’application des compétences nouvellement acquises. Il tient compte également de l’évolution des missions qui émergent au fur et à mesure de l’année.

Nos managers sont à l’initiative de projets de formation intra-entreprise, ils participent aux réunions avec nos prestataires pour aider à personnaliser la formation aux besoins du terrain

En cas de formation intra-entreprise, le manager peut faire remonter des besoins métiers à l’organisme de formation, afin de coller au mieux à la réalité du terrain. Il peut aussi, dans certaines situations, collaborer avec le service formation pour confirmer la pertinence d’un parcours d’apprentissage et valoriser le plan de carrière de son collaborateur.

2. Ils favorisent l’achèvement de la formation

D’après notre enquête réalisée durant le Printemps de la Formation, votre objectif numéro 1 en tant qu’entreprise est de faire en sorte que vos salariés arrivent au bout de leur formation. Saviez-vous que le manque de plages horaires dédiées à la formation est l’une des principales causes d’abandon des participants ? Maintenant, oui. Là encore, les managers ont un rôle à jouer. Et c’est encore plus vrai quand un collaborateur s’engage dans une formation à distance sur plusieurs semaines.

Dans ce cas, le manager peut profiter de ses points hebdomadaires pour y intégrer de nouveaux réflexes, comme :

• vérifier que le collaborateur dispose bien de temps dédié à sa formation
• clarifier l’impact de la formation sur l’évolution de carrière du collaborateur
• formaliser des retours quant à l’application des compétences acquises
• vérifier que ces compétences peuvent s’ancrer durablement dans l’entreprise
• échanger autour des modalités d’organisation du suivi de la formation

Exemples de questions à poser durant un échange : Quels sont les objectifs que tu souhaites atteindre ? Comment comptes-tu mettre en œuvre tes nouvelles compétences ?  Quand vas-tu suivre ta formation ?  As-tu réservé des plages horaires dans ton agenda ? As-tu le matériel nécessaire ? Comment te sens-tu vis-à-vis de cette formation ? Est-ce que ça va aller avec ton projet en cours ? Comment vas-tu t’organiser ? 

3. Ils boostent l’ancrage des compétences

Le manager est un partenaire redoutable pour lutter contre la déperdition des compétences. Imaginez : vous avez investi du temps à mettre en place une formation, le collaborateur a investi du temps à la suivre, pour finalement ne retenir que 20 % des connaissances vues durant son parcours. Bonjour le retour sur investissement. Pour éviter cette situation, utiliser les managers peut-être un excellent moyen pour favoriser la mise en pratique dans le quotidien du salarié. Rappelez-vous : l’ancrage dans le réel est le moyen le plus efficace pour augmenter naturellement l’engagement de vos salariés.

En plus, on retient beaucoup mieux en faisant ! On appelle cela le «learning by doing» et contrairement aux idées reçues, c’est aussi valable pour les formations à distance. Néanmoins, suivre la montée en compétence d’un collaborateur demande une certaine latitude dans l’agenda d’un manager. Rares sont ceux qui disposent d’outils leur permettant de gagner du temps. Pour les aider, nous mettons à leur disposition une fiche de suivi disponible dans notre livre blanc, comprenant une liste de points à aborder lors d’un entretien de suivi de formation. Elle est pas belle la vie ?

Cette mise en place de la pratique donnera à la formation son plein potentiel et toute sa valeur. D’un côté, le manager accélère la prise de compétence, transpose les acquis de façon perceptible et empêche les éventuels décrochages. De l’autre, le salarié met en pratique ses acquis avant la fin de sa formation, obtient des retours constructifs et ancre durablement ses nouvelles compétences dans l’entreprise.

Comment impliquer les managers dans la formation de leurs collaborateurs ?

Découvrez pas-à-pas comment préparer et accompagner vos managers à devenir acteurs de l’apprentissage de leur équipe.

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