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Digital learning : quelle prise en charge par les OPCA ?

Jean-Luc Devrouete est responsable de l’offre de formation au sein de l’OPCA FORCO. Ses deux missions sont d’accompagner l’offre de formation et d’acheter de la formation pour les TPE et les PME. Il nous explique comment le digital learning est pris en charge par les OPCA en terme de financement et de justification du temps passé à se former.

Nous vivons une révolution de la formation

Plus qu’une transformation, la formation est en train de vivre une révolution. Aujourd’hui, les entreprises doivent acheter plus de formation et choisir des offres de meilleure qualité avec un budget réduit. C’est une équation compliquée à résoudre pour les OPCA et il faut donc trouver de nouvelles solutions. On pense à la e-formation, au blended et à toutes les innovations qui arrivent en terme de formation digitale.

Ensuite, l’OPCA doit être capable de mesurer les effets de ces nouvelles formes de formation. Car si on dépense moins de budget, il faut s’assurer que les formations que l’OPCA finance soient optimisées. Il va falloir vérifier un certains nombres de critères et notamment les pré-requis. Et dans un second temps, mesurer les effets de la formation à chaud ou à froid.

Vers une transformation du métier de formateur

Dans cette révolution, le métier de formateur va complètement changer. Les professionnels de la formation doivent aujourd’hui être capables de se remettre en question sur leur manière de faire, leur connaissances des pédagogies mais aussi sur l’appropriation des nouveaux publics. Le formateur doit être attentif à l’adéquation entre la formation qu’il veut mettre en place et les attentes des clients, des financeurs et des stagiaires.

Comment le digital learning est-il pris en charge par les OPCA ?

Pour que le digital learning soit pris en charge par l’OPCA, il faut que l’organisme de formation choisi dispose d’un numéro de déclaration d’activité. Il faut également qu’il réponde aux critères du décret qualité et aux indicateurs associés. L’organisme de formation doit également être référencé par son OPCA pour qu’il puisse le prendre en charge.

Il faut également que l’action de formation réponde aux conditions et à la définition de l’OPCA. Il faut que l’offre propose une évaluation, une organisation et un suivi personnalisé du stagiaire. Pour vous donner un exemple, le MOOC n’est pas une formation qui sera prise en charge par l’OPCA. D’abord parce que c’est gratuit et ensuite car ça ne fait pas l’objet d’un suivi personnalisé. Par contre le SPOC peut être prise en charge par l’OPCA car il permet un accompagnement personnel.

Comment organiser sa formation digital learning avec l’OPCA ?

C’est au moment d’établir le plan de formation de l’entreprise que le responsable formation doit solliciter son conseiller OPCA. Il pourra être accompagné et savoir si la formation en digital learning choisie est prise en charge ou pas.

Comment justifier le temps passé en formation ?

Depuis le 1er avril 2017, les organismes de formation peuvent fournir aux OPCA une attestation d’assiduité. Cette attestation doit reprendre le niveau des participants et lister les documents qui justifient du temps passé en formation :

• feuille de présence
• relevé de connexion pour le digital learning
• un estimatif du temps passé sur les exercices

C’est l’ensemble de ces éléments qui permettra à l’OPCA de financer une formation en digital learning.

Comment agir efficacement sur votre motivation ?

Vous avez sans doute remarqué qu’il est plus facile d’apprendre lorsque le sujet nous intéresse ou lorsque le fait d’apprendre quelque chose nous permet d’atteindre un but convoité. Et il arrive bien sûr que l’on doive apprendre des choses qui ne nous attirent pas, voire qui nous rebutent à cause d’un mauvais souvenir par exemple. Comment faire pour se motiver dans ce cas ? Peut-on agir sur sa motivation ? Heureusement oui. Il existe d’ailleurs de nombreuses méthodes pour stimuler la concentration et la motivation. Suivez nos conseils et vous verrez très vite qu’apprendre est bien plus facile que vous ne le croyez.

Motivation vs. procrastination : arrêtez de tout remettre au lendemain

Du point de vue des neurosciences, la motivation est contrôlée par une substance chimique : la dopamine qui est un neurotransmetteur. La production de dopamine est liée à nos émotions. Elle est générée par votre cerveau lorsque vous recevez une récompense, mais aussi lorsque vous anticipez cette récompense. La production de dopamine est aussi produite par les surprises. Et on sait que la dopamine influence vos décisions, et même le traitement des vos données sensorielles.

A contrario, lorsque vous pensez à quelque chose que vous ne voulez pas faire, cela active la zone du cerveau associée à la douleur. Aussi, votre cerveau détourne votre attention sur quelque chose de plus agréable. C’est ce qui explique la procrastination, vous savez, le fait de repousser toujours une tâche que l’on n’aime pas faire à plus tard. Mais les chercheurs ont montré que si vous débutez cette tâche, la sensation d’inconfort va disparaître rapidement. Il suffit donc de s’y mettre !

Motivation et apprentissage

Votre motivation à apprendre repose sur trois piliers :

• Votre besoin d’autonomie, c’est dire votre volonté de pouvoir faire des choix dans votre parcours de formation : choix du moment, choix dans la progression, choix du sujet, etc…
• Votre besoin de compétences, il vous faut donc des moyens de mesurer vos progrès par la mise en pratique ou par des tests par exemple.
• Et votre besoin d’appartenance sociale, c’est à dire la volonté de partager des points de vues, des connaissances, des expériences avec les autres ou de confronter vos points de vue.

Si ces besoins sont satisfaits dans votre parcours de formation, ils provoquent du bien-être.

Bien entendu, ces éléments dépendent à la fois du concepteur de la formation, et de vous-même. On parle de motivation extrinsèque et intrinsèque.

Attention, on sait aussi que votre motivation dépend de la perception que vous avez sur votre propre capacité à obtenir le résultat escompté. Soyez donc positifs !

Comment agir sur sa motivation ?

Tous ces éléments montrent qu’il est donc possible à votre niveau d’agir sur votre motivation.

Tout d’abord en utilisant les outils d’évaluation mis à disposition par les concepteurs de la formation : les tests intermédiaires ou les exercices de mise en pratique par exemple. Les récompenses obtenues produisent de la dopamine.

Utilisez également les outils de communication à disposition, pour établir des contacts avec les autres participants. Communiquez, discutez, posez des questions, partagez !

Imaginez des utilisations concrètes des connaissances acquises dans votre environnement personnel ou de travail pour renforcer votre sentiment d’efficacité personnelle.

Enfin, fixez-vous des temps de travail limités et exclusifs pour aborder les sujets qui ne vous attirent pas a priori. Accrochez-vous, le sentiment d’inconfort initial va disparaître très vite.

Ce qu’il faut retenir

Votre cerveau réagit en fonction des stimuli positifs ou négatifs qui lui sont proposés. Ces stimuli sont de diverses natures. Vous devez les connaître pour déterminer une stratégie qui entretient votre motivation tout au long du parcours en créant des situations qui favorisent la production de dopamine dans votre cerveau. Choisir sa progression, mesurer ses progrès, échanger avec les autres sont autant d’actions que vous pouvez mettre en oeuvre pour augmenter votre motivation. C’est à vous de jouer !

Envie d’en apprendre plus sur le digital learning et la formation ?

Inscrivez-vous à notre MOOC Apprendre à apprendre à l’ère du digital

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Comment réussir à mieux former ses collaborateurs grâce au digital learning ?

Le e-learning est à bout de souffle.

Lorsque l’on est en entreprise, apprendre seul devant son ordinateur ne fonctionne plus. Pour former ses équipes, il ne suffit plus de faire défiler des slides sur un powerpoint, avec une certification comme récompense.
Aujourd’hui, il s’agit de repenser la formation dans les entreprises : modalités, contenus, supports, formateurs, etc. Le digital learning apporte une réponse globale à tous ces changements.

Désormais, l’attention est portée sur l’apprenant, plus seulement sur le contenu à délivrer. Nous sommes de plus en plus libres de nous former, et de collaborer pour faire émerger de nouvelles idées. Les moyens d’accéder au savoir doivent être les plus fluides et les plus pertinents possibles.
Par ailleurs, les relations formateur-apprenant évoluent, et pour le mieux ! Le formateur est un facilitateur, un coach ou un mentor. Il doit aujourd’hui aller plus loin que la simple transmission de connaissance.
Enfin, chaque responsable de formation doit s’adapter aux changements qu’amènent le digital learning. L’objectif est de travailler sur le capital humain de chacun et sur leur réussite au sein des organisations.

Enfin, chaque responsable de formation doit s’adapter aux changements qu’amènent le digital learning. L’objectif est de travailler sur le capital humain de chacun et sur leur réussite au sein des organisations. 

Responsables de formation, vous jouez maintenant un rôle stratégique dans l’accompagnement de vos équipes !

Tous ces points ont été abordés lors de notre dernier webinar :La transformation digitale de la formation et des métiers de la formation (disponible en replay)
 Philippe Lacroix et Philippe Gil, cofondateurs du cabinet de conseil IL&DI, se sont donnés la mission de décrypter les nouvelles tendances d’apprentissage en entreprise et de comprendre la transformation des métiers de la formation. Ils ont été accompagnés par Gaël Dizet, fondateur du cabinet DG Learn et ex-responsable formation chez SFR.
Les points abordés :

• Pourquoi le e-learning ne fonctionne plus en entreprise ?
  Quelles réponses peut apporter le digital learning pour améliorer la formation ?
  Les fonctions formations se transforment et doivent évoluer : comment s’y prendre ?
  Les conséquences pour les Responsables formation : opportunités et menaces.

Le digital learning est l’opportunité d’accompagner et former ses collaborateurs en entreprise de la meilleure manière possible. Il est temps de s’y mettre.
La question est maintenant : comment réussir cette transformation ?

Créez votre propre boite à outils pour mieux apprendre

Pour mieux apprendre il est possible de développer certaines de vos facultés essentielles. Et il suffit parfois de connaître quelques astuces simples pour y arriver. Découvrez notre sélection d’outils pratiques à mettre en oeuvre pour vous améliorer dans le domaine de la mémorisation et de la motivation.

Nos outils pour augmenter votre capacité de mémorisation.

https://www.youtube.com/watch?time_continue=3&v=Rj1pIB0cET4&feature=emb_logo

2 outils pour améliorer votre capacité de mémorisation

Commençons par quelques astuces pour améliorer votre mémorisation. Connaissez-vous la technique de l’espacement croissant ? Il s’agit, pour retenir une connaissance, de la revisiter plusieurs fois avec un intervalle qui grandit entre chaque séance de mémorisation. Par exemple, vous apprenez les caractéristiques des différents cépages dans le cadre d’une formation sur le vin :

• Vous devez réviser ces caractéristiques le lendemain du premier apprentissage, car la trace neuronale de la première mémorisation est très fragile. Il faut donc la réactiver très vite.
• Puis vous laissez 2 jours avant de recommencer, puis 4 et ainsi cette trace va se renforcer.
• L’idéal est de varier le mode de révision. Une fois vous les récitez, une autre fois vous les écrivez, et une autre fois vous utilisez des flash cards, une carte mentale, etc…

Un autre outil sur la mémoire : la création d’une image mentale qui vous aidera à mémoriser. Il s’agit ici de travailler par association entre des mots ou des chiffres et des images. Si vous devez retenir une liste de mots, vous associez une image à chaque mots et vous vous racontez une histoire avec ces mots. Vous devez prendre un moment pour visualiser mentalement cette histoire, et vous la répéter régulièrement.

Il existe de nombreux outils pour améliorer votre capacité de mémorisation. La clé réside dans la sélection du bon outil en fonction de la nature de ce que vous avez à mémoriser. Il ne s’agit pas de recettes miracles mais d’outils, qui nécessitent une certaine pratique pour être maîtrisés.

Nos outils pour augmenter votre motivation

Il est possible d’augmenter sa motivation de façon très simple.

En premier lieu, fixez vous des objectifs SMART et écrivez-les. Un objectif SMART c’est un objectif Spécifique, c’est à dire précis.

• Vous voulez être capable de lire et comprendre des revues professionnelles en anglais. C’est un objectif Mesurable.
• Vous voulez obtenir 800 points au TOEIC. C’est un objectif Acceptable, c’est à dire qu’il me convient, je suis à l’aise avec.
• C’est un objectif Réaliste. Cela signifie que vous estimez pouvoir y parvenir avec les moyens que vous mettez en oeuvre.
• Enfin, c’est un objectif Temporel. Cela signifie que vous vous fixez une date cible pour l’obtenir.

Je vous suggère de rendre public cet objectif pour faciliter la rencontre avec des gens poursuivant un objectif similaire au vôtre, ce qui augmente votre motivation.

Il est souvent nécessaire, pour des formations de plusieurs semaines, de vous fixer des objectifs intermédiaires. Votre cerveau à besoin de récompenses. Des sous objectifs précis, mesurables entretiennent ainsi la motivation.

Enfin, prévoyez des séances de travail de courtes durées espacées de pauses. 30 minutes semblent un maximum avant de faire une pause. Vous devez vous isoler pour rendre ces minutes très efficaces du point de vue de l’attention que vous portez à votre sujet. Un petit truc pour cela. Utilisez la fonction minuteur de votre smartphone ou la méthode Pomodoro ! Lorsqu’il sonne, vous faites une pause.

Ce qu’il faut retenir

Vous avez vu qu’il est tout à fait possible d’améliorer votre mémoire et votre motivation avec des méthodes simples. Les méthodes que nous avons effleurées sont bien documentées dans la littérature et sur Internet. N’hésitez pas à aller voir. Il s’agit pour vous de tester ces méthodes, d’en mesurer les effets et de vous constituer votre boîte à outils, afin d’être plus performant, mais surtout de prendre encore plus de plaisir à apprendre.

Au cours des dix dernières années, la formation en entreprise s’est radicalement transformée. Les formations en présentiel ne sont plus les seuls formats d’apprentissage : de réelles alternatives  ont fait leur apparition.

Nous devons tous trouver le temps d’apprendre, si l’on veut devenir meilleur. Mais notre besoin de mobilité et de flexibilité au travail n’est plus tout à fait en phase avec une formation traditionnelle, en présentiel.

Désormais, c’est à la formation de s’adapter aux problématiques de chacun, et non l’inverse. Le digital learning permet d’apprendre mieux et vite, grâce à de nouveaux supports – smartphones, tablettes, et des contenus plus variés – live, webinar, podcasts, mooc, etc.

Ces changements entraînent également des évolutions importantes pour les responsables de formation en entreprise.

“Le digital learning n’est pas une question d’outil, mais plutôt un changement de mentalité et un besoin de changement dans l’approche formation” 

– Philippe Lacroix, co-fondateur d’IL&DI

Aujourd’hui, un responsable formation doit raisonner de manière différente et différenciante.  Les contenus changent et les besoins de formations ne peuvent plus être pensés globalement.

Les plans de formations sont-ils devenus obsolètes ?

Les plans de formations seront toujoures proposés dans les prochaines années. Mais ces outils de développement doivent, dès maintenant, être pensés en collaboration avec les salariés.

Réfléchir à des stratégies de formations, seul dans son bureau ne fonctionne plus. Il est nécessaire de partager avec les futurs apprenants.

Il faut réussir à trouver le bon compromis entre ce dont  l’entreprise a besoin et ce que les collaborateurs veulent apprendre. C’est en ça que le métier de responsable formation va évoluer.

Faire toute sa carrière dans une seule et même entreprise n’est plus vraiment la norme. Le responsable de formation devient alors également le référent  individuel de ces orientations et changements de parcours.

Un univers et des compétences métiers qui évoluent

Un bon responsable formation est à l’aise avec tous les outils disponibles pour créer la formation d’aujourd’hui et de demain. Son but : devenir l’expert sur le sujet au sein de son entreprise.

Et pour réussir, il n’y a pas de secret : il faut aussi se former ! 

Être responsable formation, c’est aussi prendre le temps de se former et d’apprendre à son tour. Cela permet, entre autre, de mieux comprendre les nouveaux formats de digital learning. Il est alors plus facile d’évaluer de nouvelles formations , lorsque l’on comprend ce que l’on va recommander.

Voici quelques conseils de Philippe Lacroix, expert dans la formation en entreprise depuis plus de 25 ans, pour transformer l’apprentissage :

• Tendre vers plus de réactivité. On ne peut plus attendre une année pour avoir un besoin de formation ;
• Permettre l’apprentissage en continu, voir au quotidien ;
• Utiliser les ressources de l’entreprise pour que tout le monde puisse mieux se former en optimisant son temps.

Tous ces changements de perspective autour de la formation permettent aux responsables formation de réinventer leur métier.

Cette fonction est stratégique pour l’entreprise puisqu’elle permet de travailler sur le capital humain, et la réussite de l’entreprise.

Les responsables formation doivent s’emparer de ces nouvelles formes de formations, comme le digital learning, afin de devenir des références dans leurs entreprises.

Tous ces changements sont une formidable opportunité pour devenir de meilleurs responsables formations !

Nous revenons en détails sur toutes ces questions liés au rôle du responsable de formation, dans notre dernier webinar : la transformation digitale des formations et des métiers de la formation

La transformation digitale de la formation et des métiers de la formation

Quels changements et évolutions à prévoir lorsque l’on passe du e-learning au digital learning ?

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Apprendre est aujourd’hui facile. Bien sûr, il faut être motivé, et parfois s’accrocher pour ne pas abandonner. 

L’accès à la formation et à l’apprentissage n’a jamais été aussi libéré : Internet est une mine d’or pour apprendre et se former ! Aucune question ne reste sans réponse ! 

En parallèle, notre environnement de travail est de plus en plus exigeant.

Les projets se font et se défont : tout va plus vite. Et pour suivre, il faut oser se former sur des sujets que l’on ne maîtrise pas. 

Mais les formations proposées en entreprise ne donnent pas toujours envie de se plonger dedans…

Lors de l’un de nos webinars animé par Philippe Lacroix – fondateur d’IL&DI, accompagné de Gaël Dizet et de Philippe Gil, nous sommes revenus sur plusieurs points :

• Comment réussir à motiver ses collaborateurs à apprendre tous les jours ?
• Quels sont les moyens d’évaluer la pertinence et l’efficacité d’une formation ?

Pour survivre, il faut apprendre en continue

Prenons le temps de reposer les bases.

Beaucoup d’entre nous fonctionnent en mode projet, et en équipe. C’est une opportunité et une richesse incroyable pour apprendre des autres.

Mais lorsque l’on est pris dans ses propres projets, ses objectifs ou ses deadlines, on ne pense pas vraiment à prendre le temps d’apprendre et de consolider nos connaissances.

Il y a quelques semaines, j’ai trouvé cette illustration.

Les méthodes d’apprentissage traditionnelles se focalisent sur la diffusion du savoir et sur son évaluation. 

L’objectif est d’être certain d’avoir compris ce que l’on a appris. C’est bien, mais insuffisant ! 

Il faut aussi que l’apprenant applique et adopte ses nouvelles connaissances. Sinon, quel est l’intérêt de se former ?

Bien évidemment, la première étape est d’apprendre ce que l’on ne sait pas.

Puis, vient la compréhension. Une fois les informations apprises, il faut s’assurer de les avoir bien digérées et comprises. Les tests en sont une bonne illustration. C’est exactement comme ça que le système scolaire fonctionne ; je ne vous apprends rien. 

L’application concrète est l’une des étapes clés du processus d’apprentissage. Si ce que l’on apprend n’est pas appliqué, utilisé, quelle est son utilité ? 

Aujourd’hui, trop de formations sont imposées aux collaborateurs, sans objectif précis. Cette mise en application peut être faite, durant la formation, en utilisant des simulations, des jeux virtuels, des mises en situation, ou directement au sein de projets en cours. Par exemple, McDonald’s utilise des simulations en ligne pour entraîner ses employés à faire face à des situations inhabituelles. 

Ensuite, l’analyse et l’évaluation de ses compétences vont plus loin qu’un simple test en ligne. Si un concept est suffisamment bien assimilé, on doit être capable de pouvoir le partager, le simplifier ou même l’enrichir par  ce que l’on sait déjà faire. 

On comprend la complexité de l’apprentissage. La formation n’est pas seulement là pour faire plaisir à ses collaborateurs. Sans suivi, ni mise en application directe, on ne contribue pas à améliorer la performance de ses collaborateurs. 

C’est pourquoi les formations en entreprise ont, elles-aussi, appris à évoluer. 

L’entreprise se transforme, les formations aussi ! 

La formation en présentiel ou “classique” a laissé sa place au digital learning, en passant par le e-learning. Je vous invite à lire mon dernier article sur le sujet, dans lequel j’explique en quoi le digital learning a détrôné le e-learning (et pourquoi ce n’est pas plus mal).

L’idée est de vous faire comprendre que la formation se transforme, pour mieux s’adapter aux besoins des entreprises. 

“Se former n’est plus un acte isolé.”  – Philippe Lacroix, co-fondateur d’IL&DI

On peut apprendre n’importe quand, n’importe où, et dans n’importe quel contexte. Aujourd’hui, la formation est nomade !  Dans les transports, dans son lit, sur son smartphone, ou en faisant la queue pour aller au ciné… l’apprentissage est disponible partout !

Les nouveaux médias transforment notre comportement

Notre rapport à l’information change. La vidéo est de plus en plus présente. Il n’y a qu’à jeter un oeil aux pages Facebook ;  les vidéos sont omniprésentes et totalisent  des taux d’engagements 5 fois supérieurs à du contenu écrit. 

“Youtube est le deuxième moteur de recherche utilisé après Google.” – Philippe Lacroix

En parlant de réseaux sociaux, notre approche a aussi changé. Ces réseaux ne sont plus réservés à notre seul cercle privé. Désormais, c’est un lieu comme un autre pour exprimer ses idées et partager du contenu plus informationnel. 

Tout le monde essaie de faire entendre sa voix sur une autoroute de contenus déjà bien surchargée. 

On est sans cesse interrompu par des notifications, des appels, des mails ou des réunions. Difficile de se concentrer, et notre temps d’attention est de plus en plus limité. 

La formation doit s’adapter et évoluer, vers des temps d’apprentissage plus courts et répétés.

La formation en entreprise ne motive plus

Face à cette baisse de l’attention, comment continuer à motiver ses collaborateurs et/ou à prendre le temps de se former ? 

“La formation ne s’impose pas aux équipes” – Philippe Lacroix

Nous n’apprenons pas tous de la même façon, au même moment, ou à la même vitesse. Les parcours de formations doivent être personnalisés et individuels. 

Je suis convaincu qu’un programme de formation se co-construit avec ses équipes. car chacun à des idées à partager. 

C’est comme ça que l’on fait grandir une équipe, en partageant !  

C’est pourquoi les organisations se transforment vers un modèle de management plus horizontal. La culture top down ne fonctionne plus. 

L’enjeu est aussi de faire accepter l’apprentissage comme quelque chose de normal. Ce n’est pas parce que l’on a 30 ou 40 ans que l’on ne doit plus se former. La communication est donc essentielle si l’on veut faire accepter aux équipes de se former. 

Engager les équipes, enjeu de taille ! 

Il est important également de laisser du temps à un salarié ou un manager pour se former. Ce temps doit être prévu dans son organisation quotidienne. Apprendre, ce n’est pas seulement s’asseoir derrière son ordinateur et rester passif. 

Pour engager ses équipes, il est nécessaire de remarquer les efforts et le travail accompli. Un collaborateur écouté et soutenu aura beaucoup plus de chance de réussir et de partager à son tour ce qu’il a appris. 

Les formations en digital learning sont généralement dispensées en groupe et à distance. Malgré ce groupe virtuel, on a constaté chez nos clients une vraie auto-motivation entre les stagiaires. Lorsque c’est le cas, la mission est remplie ! Faire collaborer les équipes sur des programmes de formation communs permet de les motiver.

Comment évaluer une formation en entreprise ? Le challenge ! 

Se former est une bonne chose, mais en évaluer la relevance est tout aussi important. 

Tout comme la formation en elle-même, un processus d’évaluation doit être mis en place pour mesurer la pertinence et l’efficacité post-programme.

Le niveau de satisfaction des collaborateurs est la première étape. Ont-ils apprécié ? Le formateur était-il intéressant ? 

Vient ensuite la phase d’évaluation de l’apprentissage. L’idée est d’être capable de mesurer ce niveau de connaissances. 

Il faut ensuite trouver un moyen de mesurer la mise en application des méthodes apprises lors d’une formation. Cela peut passer par de l’observation et des interviews croisées entre équipes. Sur un projet donné, il faut pouvoir démontrer l’intérêt de cette formation. Sans ça, le travail de formation en amont est inutile. 

Il reste aujourd’hui difficile de mesurer l’impact de la transformation des individus au quotidien. Ces indicateurs doivent être suivis sur le moyen et long-terme. Dans notre dernier webinar, Philippe évoquait la notion de groupes tests. 

Prenons un exemple. Je souhaite former mes commerciaux pour être plus performant. Je vais donc séparer mes équipes en deux groupes : un groupe formé et un autre groupe non formé. Sur les prochains mois, je définirai des indicateurs afin de pouvoir mieux comparer et démontrer l’impact d’une formation sur leurs performances quotidiennes. 

Il ne faut jamais oublier qu’une formation efficace permet d’acquérir  de nouvelles compétences concrètes et facilement applicables.

Sans mise en pratique directe, former ses collaborateurs perdra de sa valeur. 

Lorsqu’on se forme, ou que l’on veut former ses équipes, il faut garder en tête qu’une formation doit répondre à un besoin précis. L’évaluation sera d’autant plus simple à mesurer. 

Nous l’avons vu, à l’ère du digital,  les sources d’apprentissages sont démultipliées. Il est facile d’apprendre de nouvelles compétences. Le challenge est désormais de recenser  les bonnes formations qui répondent aux problématiques du moment.
Heureusement, les formations en entreprise ont évolué. Elles se transforment pour mieux s’adapter à nos besoins de mobilité.
Cette mobilité nous a rendu plus flexibles, grâce à la multiplication de nos interactions. En revanche, tout n’est pas parfait. Notre temps d’attention est de plus en plus limité.
Aujourd’hui, l’enjeu est d’encourager ses collaborateurs à se former. Il est primordial  de mettre en avant l’échange, la discussion et la co-création .
N’oublions pas que la formation en entreprise ne doit jamais être vécue ou perçue comme une contrainte.  
Apprendre est la seule façon de progresser dans un monde toujours plus rapide.

La transformation digitale de la formation et des métiers de la formation

Quels changements et évolutions à prévoir lorsque l’on passe du e-learning au digital learning ?

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Lorsqu’on débute un nouveau projet de Digital Learning, la notion de cahier des charges peut faire peur. Généralement, toutes les actions administratives à effectuer sont envisagées, avant même de se lancer dans la rédaction. On pourrait croire qu’il est contre-intuitif à l’heure des méthodes agiles et de cette volonté des entreprises d’aller plus vite dans la conduite de projet.

Mais au contraire ! C’est en commençant par un cahier des charges clair, qu’un bon projet de Digital Learning peut être conduit de la meilleure des manières, en y intégrant l’ensemble des parties prenantes. 

Lors de l’un de nos webinars animé par Philippe Lacroix, fondateur d’IL&DI, et accompagné de Gaël Dizet, fondateur de DG LEARN et ex-Digital Learning Manager chez SFR, nous nous sommes questionnés sur plusieurs points :

• Pourquoi le cahier des charges est-il un support indispensable à la bonne exécution d’un projet ?
• Comment peut-il être un support de communication efficace pour le Responsable de Formation ?

Le cahier des charges, garde-fou du projet

Le cahier des charges ne vous enfermera jamais dans la bonne conduite de votre projet. Il faut le voir comme un moyen d’établir un plan d’action clair, afin de vérifier que votre solution est adaptée à la problématique de l’entreprise.

Cadrer pour mieux cerner le besoin 

Avoir un cadre vous permettra d’éviter notamment les dérives, en terme de coût et de délais. C’est une garantie sur la qualité de la formation qui sera délivrée. Ce document doit être un support pour se remettre en question avant même d’avoir démarré votre projet de Digital Learning. Cette nouvelle formation correspond-elle aux attentes des commanditaires ? S’inscrit-elle dans le cadre d’un plan de formation global pour mes collaborateurs ? Est-ce la bonne méthode pour former les équipe sur une problématique précise ? 

Le cahier des charges est le fil rouge de votre projet. Il vous permet de vous poser un maximum de questions en amont, pour anticiper les éventuels challenges à venir ! Le contenu doit être structuré, les méthodes expliquées et les questions techniques abordées. Ce travail de réflexion vous aidera à y voir plus clair sur le chemin à emprunter. Vous communiquerez ainsi sur votre vision du projet. 

Reste une question à se poser : Lorsque je finis de constituer mon cahier des charges, la version est-elle définitive ? Dois-je m’y tenir à tout prix ? 

De la contrainte naît la créativité 

Le cahier des charges, bien que cadré, doit rester un outil flexible. Il donne la direction dans laquelle aller. C’est une version théorique de la bonne conduite du projet. L’application opérationnelle pourra évoluer. 

Ce support à la discussion permet d’écouter et d’entendre l’ensemble des parties prenantes. Chacun a son expertise et sa vision sur son rôle au sein d’un projet de Digital Learning. Sans support écrit, les discussions et autres réunions pourraient durer des jours entiers. Et vous ne voulez pas ça ! Votre envie est d’aller vite, d’être concret tout en ayant un impact sur le quotidien de vos collaborateurs.

Einstein disait cette phrase très vraie : “En théorie, il n’y a pas de différence entre la pratique et la théorie. En pratique si.” Il est évident que pour certains projets, à court-terme et avec des budgets clairs, on ne pourra s’éloigner du cahier des charges fixé qu’en de rares exceptions. Lors de notre webinar, Philippe Lacroix expliquait qu’avoir un cadre permet d’en sortir plus facilement.

Apprendre à être agile

Il est important de pouvoir s’adapter, s’ajuster et être agile pour progresser. Rappelons-nous que le cahier des charges est une vision et non scénario rigide devant être respecté à la lettre, à l’image d’un texte de théâtre. Je n’ai rien contre le théâtre, rassurez-vous.  Le digital est une discipline encore jeune, qui évolue très vite. Des technologies impensables il y a quelques années sont  déployées au secteur de la formation. Je pense notamment à la réalité virtuelle. Certaines problématiques ou évolutions ne peuvent pas être prévisibles dans un cahier des charges rédigé quelques mois avant la délivrabilité de la formation. En revanche, ce qui doit être rigoureux et structuré est la réflexion de départ. Pourquoi choisit-on de construire ce projet de Digital Learning ? Pour quels objectifs ? Quelles cibles ? Dans quels délais ? Avec quel budget ? S’imposer un cadre de départ vous permettra ensuite d’être plus libre et créatif à l’intérieur même de ce cadre, tout en ajustant en temps réel le dispositif de formation.  Florence P., une participante au webinar résume bien l’idée que je viens d’aborder : 

“il y a deux cahiers des charges. Celui à respecter pour structurer. Un autre à ne pas respecter pour inventer. Le succès du projet arrive à la croisée de ces deux supports.”

Comment communiquer efficacement grâce au cahier des charges ? 

Lorsqu’on vous demande de réfléchir à un nouveau projet de Digital Learning, le cahier des charges n’est pas seulement réservé à vos commanditaires. Ce doit être le point de rencontre entre toutes les parties prenantes : collaborateurs, participants, sponsors et prestataires.  En plus de structurer votre pensée, c’est un formidable outil de communication en interne. Avec un bon support, validé par l’ensemble des parties, il est bien plus facile d’accompagner vos collaborateurs au changement dans leur approche de la formation. 

La communication interne : facteur de réussite

Une bonne communication sur votre projet vous assurera un soutien tout au long des actions nécessaires à sa mise en place. C’est donc un gage de réussite qu’il ne faut surtout pas négocier. Le premier jalon est alors le cahier des charges dans une version synthétisée et facilement communicable, par exemple. Si vous pensez votre programme de formation, seul derrière votre bureau, cela ne fonctionnera pas. Le cahier des charges est également un outil pour échanger avec l’ensemble des acteurs du projet : du commanditaire à l’apprenant en passant par les départements marketing et communication de votre entreprise. 

La discussion et l’échange vous permettent d’aborder les sujets de manière plus sereine, sans imposer vos réflexions. La contrainte est contre-productive, chacun doit donc se sentir écouté et compris, selon son périmètre d’action. Seriez-vous motivé si l’on vous présentait un projet de Digital Learning, pour lequel personne ne vous a sollicité, alors que vous êtes la première personne concernée ? 

Rédiger un cahier des charges est une bonne façon d’inclure, dès le début, tous vos collaborateurs au projet. Votre rôle est de raconter une histoire, celle que vous allez écrire ensemble sur de nouveaux projets de formations digitales. Communiquer permet de créer de l’engagement et de la motivation. 

L’importance de faire passer les bons messages, au bon moment

Communiquer sur un projet doit s’anticiper, avant même de le démarrer. Comment donner envie à vos collaborateurs et prestataires de travailler sur ce nouveau projet ? C’est la question centrale qui doit nourrir votre plan d’action de communication interne. Comment communiquer ? Quels messages faire passer ? Dans quel contexte ? À quel moment ? 

La rédaction du cahier des charges vous aide à répondre à ces questions. Et, si vous n’avez pas les réponses, posez ces questions, afin de vous trouver des alliés au sein de l’entreprise. C’est un jeu politique dont il ne faut pas avoir honte. Échanger avec d’autres Responsables de Formations, confrontés eux-aussi aux mêmes challenges que vous, peut aussi vous permettre de trouver des réponses à vos questionnements. Une simple recherche LinkedIn vous permet de rentrer en contact avec la plupart d’entre eux. 

Ce qu’il faut retenir
Le cahier des charges va plus loin que le simple fait d’écrire à quoi ressemblera le prochain projet de Digital Learning. Il vous permettra de :
– Cadrer votre réflexion sur la problématique à résoudre
– Échanger plus facilement avec les parties prenantes en ayant un bon support
– Communiquer en amont pour trouver des allés et des sponsors au sein même de votre entreprise
– Fixer un cadre pour le projet et anticiper les challenges à surmonter
Votre cahier des charges est une version plus ou moins idéalisée de votre programme de Digital Learning. Ce n’est pas encore la réalité. La réalité est ce que vous allez véritablement créer. C’est en ayant une vision de départ claire et structurée que vous pourrez faire preuve d’agilité et de créativité, grâce à une approche pertinente. Êtes-vous prêt à vous lancer ?

Constituer son cahier des charges de Digital Learning

Conseils et astuces pour préparer au mieux votre projet de formation

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Constituer son cahier des charges peut vite devenir un sujet qui impressionne et sur lequel vous n’avez pas envie de vous lancer. À l’image de votre projet de Digital Learning, il se co-construit avec l’ensemble des parties prenantes. Votre rôle en tant que chef de projet sera d’en être le garant. Lorsque l’on se lance, on ne sait pas vraiment par où commencer. Nous avons donc voulu vous accompagner dans vos premières réflexions afin que vous puissiez passer à l’action.

Lors de l’un de nos webinars animé par Philippe Lacroix – fondateur d’IL&DI, et accompagné de Gaël Dizet, fondateur de DG LEARN et ex-Digital Learning Manager chez SFR, nous nous sommes questionnés sur plusieurs points :

• Comment accompagner ses collaborateurs à penser digital ?
• Comment constituer un bon cahier des charges avec l’ensemble des parties prenantes ? Et qui sont-elles vraiment ?
• Que doit-on inclure dans son cahier des charges pour démarrer sereinement un projet ?

Qu’est-ce qu’un bon cahier des charges ?

Commençons par une définition relativement simple de ce qu’est un cahier des charges. C’est en réalité l’expression utopique d’un projet. Je m’explique.  Lorsque l’on pense à un projet de formation en Digital Learning, il y a généralement un ou plusieurs objectifs à atteindre. Nous avons même parfois une représentation idéale de ce que serait notre programme de formation demain.  Le cahier des charges est donc là pour représenter et mettre par écrit votre vision du projet. C’est grâce à ce document que les échanges et les réflexions peuvent ainsi commencer. Sans rien de concret, les projets n’avancent jamais vraiment. C’est donc une base indispensable pour toutes les parties prenantes d’un projet de Digital Learning.

Un cahier des charges oui, mais pour qui ?

Bien entendu, votre cahier des charges et sa feuille de route ne seront pas réservés à votre seul usage. Bien au contraire, il faut pouvoir le diffuser à l’ensemble des personnes impactées de près ou de loin par cette nouvelle formation que vous construisez. Une question se pose alors. Quelle est donc la cible de mon cahier des charges ?  Nous allons voir l’ensemble des personnes qu’il faut garder en tête lorsque l’on rédige un tel document. Gardez en tête que pour chaque cible, le message et les objectifs seront parfois différents.

1) Les commanditaires : cadrer le projet

Vous devez être capable de transporter et donner une vision de ce qui va être fait et de ce qu’il est possible de faire en terme de contenus de formations. Votre rôle, au-delà de l’aspect opérationnel, est aussi de communiquer les bonnes informations aux commanditaires du projet. Il est également important de (re)préciser le contexte de l’entreprise. Il faut donc replacer ses actions dans le chantier global de transformation digital de l’entreprise.

“On parle d’un cahier des charges pour un projet sur une partie d’une formation lorsqu’il y a déjà eu un existant. Lorsqu’on aborde l’ensemble de la formation, il faut réfléchir au cadrage global du plan de formation et de sa transformation digitale” – Philippe Lacroix, fondateur du cabinet de conseil IL&DI.

Si l’on se place maintenant dans un cadre plus modeste où il est question de revoir une formation de deux heures, un cahier des charges, même succinct, reste impératif pour donner du contexte et de la valeur au projet. Par ailleurs, beaucoup d’entreprises n’ont pas, ou peu digitalisé la formation. Dans un cas comme celui-ci, il est alors intéressant de partir d’une feuille blanche afin de créer un contexte global et favorable de Digital Learning adressé à l’ensemble de vos collaborateurs.

2) Les acteurs du projet : anticiper son déroulement

Le contexte et le contenu sont traités de la même manière que pour les commanditaires du projet. En revanche, c’est sur la profondeur de la réflexion que les éléments diffèrent. Ne perdez jamais de vue l’objectif de la rédaction du cahier des charges ; celui-ci n’est pas fait pour faire plaisir à vos supérieurs, mais surtout pour aligner vos collaborateurs et les parties prenantes vers une seule et même direction.

Par exemple, il est possible que vos collaborateurs fassent de la résistance au changement. Pourquoi ? Parce que le changement est une forme d’inconnu, et l’inconnu fait peur. On est jamais sûr de ce qu’il va se passer. Votre rôle va être de les convaincre et de les accompagner quant à la manière de travailler. Une bonne conduite du changement est une des clés de succès pour vos projets de Digital Learning. Le cahier des charges vous facilite la tâche en anticipant le déroulement du projet pour que tout le monde puisse avoir une vision claire de ce vers quoi vous souhaitez aller. La présentation du cahier des charges à vos équipes comportera un niveau d’informations plus fin et détaillé que pour vos commanditaires.

3) Les prestataires : fixer les bases du contrat

Pour démarrer, vos prestataires auront besoin d’un maximum d’informations sur le contexte, les étapes à respecter et les personnes impliquées. Lorsque l’on parle de Digital Learning, l’approche de la formation est très différente. Il y a plus d’autonomie et d’accompagnement des apprenants. L’information ne circule pas seulement dans un sens : tout le monde est détenteur d’un savoir. Sur une formation plus classique, ce ne sont pas des questions que l’on va aborder.

L’expérience utilisateur et la communication autour du Digital Learning sont également des éléments à prendre en compte car différent pour une formation en présentiel. Ces informations doivent donc être mentionnées pour que ces sujets puissent être traités par des prestataires externes à l’entreprise. 

Nous venons de voir ensemble les trois grandes cibles de notre cahier des charges. La question est maintenant de savoir quelles informations va-t-on concrètement intégrer dans son document.

Que va-t-on préciser dans son cahier des charges ?

Il n’y a pas de vérité absolue sur les éléments à mentionner dans son cahier des charges. Il n’y a pas non plus de modèles pré-faits. Chaque projet est unique, avec son propre contexte et ses propres enjeux. Et pourtant, certaines catégories ne doivent pas être oubliées. Réfléchissons ensemble aux différents sujets à traiter.

• Le contexte de la formation
• Il doit arriver le plus tôt possible. C’est important de pouvoir positionner votre projet de Digital Learning dans un contexte plus global de l’entreprise. Où en est-elle dans sa transformation digitale ? Comment est perçu le sujet en interne ? Pourquoi mettre en place un tel projet aujourd’hui ?
• Les objectifs de la formation et les processus pédagogiques
• Dans cette partie, nous voulons du concret. Dans la mesure du possible, il faut réussir à quantifier ces objectifs et rentrer dans le détail des évaluations, des validations des acquis et des systèmes de contrôle à mettre en place.
• Les intervenants au projet 
• Il ne faut oublier personne ! Nous avons vu dans la première partie les trois catégories d’intervenants. C’est maintenant le moment d’aller en profondeur. Vous devez faire apparaître les experts, ces personnes prêtes à intervenir dans le cadre de votre formation. L’équipe pédagogique ainsi que toutes les équipes techniques pour la réalisation et la diffusion de la formation doivent apparaître clairement.
• Il est aussi important de refaire un focus sur les collaborateurs que l’on souhaite faire monter en compétences. C’est pour eux que le projet verra le jour. Vous devez donc comprendre qui ils sont, ce qu’ils font au sein de l’entreprise, depuis combien de temps, leurs expériences, leurs disponibilités et leurs envies de formations. Il faut penser les inclure dans votre réflexion en les mettant à contribution sur certains sujets. De cette façon, ils accepteront bien plus facilement le changement dans les modalités et les méthodes de formation.

Avons-nous tout le monde ?

Et non ! C’est au moment de constituer son cahier des charges qu’il faut réfléchir plus global en se rapprochant des personnes extérieures qui auront un rôle indirect dans le projet. Je pense aux départements communication, commercial, marketing et direction générale. Les conditions de déploiement du projet doivent être optimisées sur toutes les cibles.

L’idée de sponsor est évoquée par Gaëlle Dizet, fondateur du cabinet DG Learn et ex-responsable formation chez SFR. Prenons un exemple pour être plus concret.
“Ma cible de formation représente les équipes commerciales de mon entreprise. Il serait intéressant de pouvoir se rapprocher du Directeur Commercial et le faire devenir sponsor du projet. C’est un jeu d’échec où il faut cartographier ses alliés, prévoir la route pour atteindre ses objectifs et suivre la stratégie fixée. Avoir un sponsor permet de légitimer plus facilement ses propres décisions.”

Enfin, il ne faut pas oublier les managers accompagnants. Ils sont en contact direct avec les collaborateurs apprenants. Convaincre ces managers est un des facteurs de réussite de votre projet. Sans leur soutien, les équipes ne pourront pas aménager leur temps de travail en fonction des contraintes de la formation. L’organisation quotidienne, la flexibilité du temps de travail et le suivi régulier des managers sont autant de sujets à prendre en compte, en amont du projet. C’est donc dans votre intérêt d’identifier, puis de vous rapprocher des ces personnes-là, au plus tôt.

• Les contraintes et les exigences techniques 
  Sur cette partie, on ne peut pas prendre tous les choix définitifs dès la rédaction du cahier des charges. Il faut savoir rester flexible lorsqu’on parle de digital. Par contre, votre travail consiste aussi à lister toutes les réflexions en cours, même si les questions restent encore sans réponse lors de la mise en place opérationnelle.
• Un exemple. Je n’ai pas encore de plateforme de Digital Learning. C’est un fait, mais cela ne signifie pas qu’il est impossible pour vous de commencer à rédiger votre cahier des charges. Le même schéma peut aussi s’appliquer sur des aspects plus opérationnels : des vidéos sont-elles à prévoir ? Des interviews ? Des lives ? Des animations en motion design durant la formation ?
• Les orientations pédagogiques
  Comment aborder la formation ? Voici la question à laquelle vous devez répondre au sujet de la pédagogie de votre nouvelle offre de formation. Parle-t-on d’informations descendantes dans le cas d’une formation sur la réglementation ? Ou bien collaborative ? Plutôt formelle ou informelle ? Avec des experts internes, ou non ?
• Définition des KPIs
  Quelle que soit l’ampleur du projet, sans indicateurs à mesurer, il n’y a aucun intérêt. À la fin de votre formation, vous êtes capable de constater le delta entre vos objectifs et les résultats opérationnels.
• Comme dans toute entreprise, on recherche la performance et la rentabilité Et cette performance se calcule. Il y a une dizaine d’années, on parlait en terme de budget et de dépense. Le digital nous permet d’obtenir facilement de la data. Grâce à la récupération de toutes ces données, nous sommes maintenant capables de mesurer l’impact et l’efficacité d’une formation. Le retour sur investissement de vos actions est désormais quantifiable. C’est un atout de taille lorsque vous souhaitez proposer de nouveaux projets dans la continuité de vos précédents succès. “Former, c’est bien, mais si cela n’a pas d’impact, la formation ne sert à rien puisqu’elle ne rapporte rien” – Philippe Lacroix, fondateur du cabinet de conseil IL&DI.
  Ces critères et ces indicateurs peuvent être construits avec vos n+1 et managers pour permettre à tout le monde de viser la même direction.
• Budgets et délais
  Cela parait évident, mais il est bon de le préciser. C’est dans un cahier des charges que les budgets et les délais de réalisation trouvent leur place. Pour terminer sur les spécifications, il n’est pas forcément nécessaire de rentrer dans le détail de chaque scénario de formation. Ces sujets peuvent être traités dans un second temps, dans un document annexe, une fois le cahier des charges validés.

Les scénarios devront être le plus précis possible lorsqu’ils seront partagés pour éviter les écarts de vision entre le commanditaire et les parties prenantes.

Ce qu’il faut retenir
Constituer son cahier des charges demande du temps et de l’engagement. C’est une construction collective d’un projet plus global de Digital Learning. Il faut donc prendre le temps de réfléchir, avant de le partager à l’ensemble des parties prenantes : du commanditaire aux apprenants en passant par les prestataires. Bien qu’il n’y ait pas de règles formelles de présenter pour un cahier des charges, nous avons vu que certaines parties ne doivent pas être oubliées.
Le Digital Learning évolue sans cesse, de nouvelles méthodes arrivent chaque année. Vous ne pourrez jamais tout couvrir dans votre cahier des charges. C’est aussi un atout vous permettant de garder une certaine flexibilité dans vos actions et prises de décisions.
Certaines questions resteront sans réponse sur les premières étapes du projet, mais ce n’est pas grave. Votre cahier des charges vous permettra de garder un cap et un objectif, tout en vous permettant de faire quelques écarts de temps en temps.

Constituer son cahier des charges de Digital Learning

Conseils et astuces pour préparer au mieux votre projet de formation

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