La réduction des effectifs des assistant(e)s et les nouveaux outils permettant une plus grande autonomie de chacun, changent l’équilibre entre l’assistant(e), l’équipe et son manager.
Cette formation permet de faciliter proactivement le quotidien des équipes et du manager en les aidant à utiliser d’avantage les outils tout en apportant une forte valeur ajoutée et du lien là où les collaborateurs en ont le plus besoin.

A qui s’adresse cette formation ?

Pour qui

  • Assistant(e) et Assistant(e) de direction.
  • Office manager.
  • Supports à l’action managériale : coordinateur, facilitateur.

Prérequis

  • Aucun.

Le programme de la formation

Avant
  • Un autodiagnostic et un module e-learning : “3 leviers pour construire une coopération gagnante”.
Pendant – En groupe

1 – Créer un nouvel équilibre entre travail de l‘équipe et celui de l‘assistant(e)

  • Identifier les besoins de l’équipe, du manager et les mettre en regard des missions habituelles de l’assistant(e).
  • Réaliser un diagnostic des domaines sur lesquels leur autonomie est à développer.
  • Proposer et créer des actions qui vont être reprises par les collaborateurs et les nouvelles valeurs ajoutées de l’assistant(e).
    • Montrer la plus-value à gagner en autonomie.
    • Clarifier les champs d’intervention opérationnels de chacun et repérer les complémentarités.

2 – Gagner en efficacité grâce à des outils digitaux

  • Identifier les outils de l’entreprise à mieux exploiter.
  • Identifier les outils et applications externes porteurs de productivité (permettant un gain de temps, une efficacité).
  • Se positionner comme personne “Ressource” pour l’équipe.
  • Accompagner les changements de pratique en impliquant et en expliquant.
  • S’adapter aux niveaux de maturité et à la diversité dans l’équipe.
  • Créer un tutoriel pour faciliter la montée en compétence de l’équipe.

3 – Intégrer les nouveaux collaborateurs à distance et en présentiel

  • Réaliser l’intégration administrative et logistique.
    • Préparer et fournir le matériel.
    • Renseigner les systèmes d’informations.
  • Faciliter l’intégration relationnelle : au sein de l’équipe et dans l’entreprise ou l’organisation.
    • Planifier les entretiens en conseillant la modalité (Face à face / Visio).
    • Organiser dès les premiers jours des temps collectifs d’accueil dans l’équipe.

4 – Animer des temps collectifs pour faciliter les échanges et renforcer les liens 

  • Collaborer avec l’équipe sur des sujets sur lesquels l’assistant(e) peut apporter une forte valeur-ajoutée.
    • Compétences spécifiques de l’assistant(e) liées à son parcours.
    • Connaissance transversale de l’équipe et de l’entreprise : réseaux d’acteurs.
  • Participer à la dynamique de l’équipe en proposant et faisant vivre des rituels.
  • Porter une attention toute particulière au bon fonctionnement des situations hybrides (en partie en présentiel et en partie à distance).
Après – Mise en œuvre en situation de travail
  • Une vidéo : “Mobiliser les équipes opérationnelles avec des tableaux de bord visuels” et un programme de renforcement : “Travailler efficacement dans une équipe à distance”.

Les objectifs de la formation

  • Créer un nouvel équilibre entre assistant(e) et équipe.
  • Faciliter proactivement le quotidien des équipes.
  • Faciliter l’appropriation des outils digitaux.
  • Animer des temps collectifs pour favoriser les échanges et le lien.

Les points forts de la formation

  • Une formation qui se situe au confluent d’une part de l’ajustement de l’organisation et d’autre part du réglage des postures et comportements.
  • Pour replacer l’assistant(e) à son maximum de valeur ajoutée.
  • Une boîte à outils directement exploitable.

Qualité des formations

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