Si les situations de stress sont familières et quotidiennes au métier d’assistant(es), cette formation leur permettra de retrouver la maîtrise de leur fonction en gagnant en lucidité, efficacité et organisation leur permettant ainsi de travailler dans des conditions optimales.

A qui s’adresse cette formation ?

Pour qui

  • Secrétaire, assistant(e).
  • Assistant(e) de direction.
  • Office manager.
  • Toute personne contribuant au support à l’action managériale : coordinateur, facilitateur.

Prérequis

  • Aucun.

Le programme de la formation

Avant
  • Une vidéo : “La montre et la boussole” pour adopter un nouvel angle de vue.
  • Un autodiagnostic, un premier outil pour gagner du temps dans la gestion de mes mails.
Pendant – En groupe

1 – Faire le diagnostic de sa gestion du temps : l’assistant(e) super-lucide

  • Comprendre sa façon personnelle d’appréhender le temps.
  • Évaluer les risques d’éparpillement liés au poste d’assistant(e).
  • Identifier ses sources d’inefficacité et ses bonnes pratiques personnelles.
  • Évaluer ses marges de manœuvre.
Mise en situation

Exercice collectif : produire un livrable dans un temps limité en contexte de sollicitations.

2 – Gérer ses priorités : l’assistant(e) super-efficace

  • Clarifier les attentes du manager et de l’équipe.
  • Identifier les priorités de sa fonction d’assistant(e) pour une réelle valeur ajoutée.
  • Distinguer l’urgence de l’importance et bâtir sa matrice des priorités.
Mise en situation

Exercice d’application : démêler les priorités d’une liste chargée.

3 – Appliquer les méthodes et outils de la gestion du temps : l’assistant(e) super-organisé(e)

  • Maîtriser les 5 leviers d’une organisation efficace.
  • Utiliser la méthode LIMITER pour faire l’essentiel en cas de surcharge.
  • Exploiter les ressources de la messagerie et de l’agenda électronique.
  • Créer ses propres outils pour organiser efficacement son travail d’assistant(e).
Mise en situation

Exercice d’application : trouver des solutions concrètes pour optimiser son emploi du temps.

4 – Gérer son temps en relation avec le manager et l’équipe : l’assistant(e) super-affirmé(e)

  • Faciliter l’accès aux informations pour favoriser l’autonomie de l’équipe.
  • Gérer les imprévus, les interruptions et savoir dire non lorsque c’est nécessaire.
  • Proposer de manière diplomatique des règles de fonctionnement efficaces pour tous.
Mise en situation

Simulations : proposer des solutions d’organisation pérennes à son entourage.

Après – Mise en œuvre en situation de travail
  • Un module e-learning : “Gestion du temps : savoir dire non aux sollicitations importunes”.
  • Un module d’entraînement : “Se libérer de la surcharge de travail”.

Les objectifs de la formation

  • Optimiser son organisation.
  • Privilégier les tâches essentielles de sa fonction.
  • Gérer les priorités et les imprévus.
  • Tirer le meilleur parti des outils.
  • S’affirmer pour mieux s’organiser.

Les points forts de la formation

  • 4REAL© est la nouvelle génération de formations Tweadup Center.
  • Le + digital : des modules d’entraînement pour m’exercer à gérer les sollicitations en préservant mes priorités. Des outils simples à partager avec mon entourage professionnel. Une activité personnalisée à mes enjeux permettant de transposer en situation de travail.

Qualité des formations

Tweadup Center