Outils d’organisation et de communication, Outlook contribue fortement à notre efficacité individuelle et collective. Cette formation permet d’acquérir la maîtrise fonctionnelle d’Outlook et d’adapterl’outil à votre activité.

La certification TOSA®incluse dans cette formation, permet d’évaluer votre niveau de maîtriseOutlook.

Matériel et logiciel utilisé

Pour les formations réalisées en salle, dans nos centres de formation, un ordinateur et l’accès au logiciel dans les versions appropriées sont fournis.
Pour les formations à distance, chaque participant devra être équipé du logiciel objet de la formation, sur l’ordinateur qui lui servira à suivre la classe virtuelle.
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A qui s’adresse cette formation ?

Pour qui

  • Tout utilisateur d’Outlook (version 2013 et suivantes).

Prérequis

Le programme de la formation

Avant
  • Une vidéo : “Gérer efficacement ses e-mails”.
Pendant – En groupe

1 – Personnaliser Outlook pour l’adapter à son activité

  • Accéder directement à l’essentiel : personnaliser le ruban, les affichages, les favoris.
  • Adapter Outlook à son activité : définir des champs, des catégories, des indicateurs.
  • Créer des modèles pour gagner du temps : mails types, phrases automatiques, bloc de paragraphes types.

2 – Traiter un volume important de mails, s’organiser pour plus d’efficacité

  • Purger sa boîte de réception en s’appuyant sur la méthode CAP.
  • Exploiter les indicateurs de suivi et les outils de recherche.
  • Créer un fichier de données pour désengorger sa boîte à lettres.
  • Créer des règles pour filtrer et classer automatiquement.
  • Enregistrer des actions rapides pour les usages courants.
  • Transformer un message en rendez-vous ou en tâche.
  • Collecter rapidement une information : les boutons de vote.
  • Informer de son absence.

3 – Gérer ses contacts

  • Créer et catégoriser ses propres contacts et listes de distribution.
  • Échanger des cartes de visite.
  • Importer, exporter des contacts.
  • Opérer un publipostage.

4 – Planifier, organiser et prioriser ses activités

  • Créer des rendez-vous ou évènements ponctuels, planifier les éléments périodiques.
  • Attribuer des couleurs pour visualiser et prioriser ses activités.
  • Organiser ses tâches par contexte et nature d’activité.
  • Définir des échéances et mettre en place des rappels.

5 – Organiser le travail collaboratif

  • Partager des agendas, des contacts, des bloc-notes OneNote.
  • Organiser des réunions.
  • Déléguer et suivre des tâches.

6 – Matériel et logiciel utilisé

  • Pour les formations réalisées en salle, dans nos centres de formation, un ordinateur et l’accès au logiciel dans les versions appropriées sont fournis.
  • Pour les formations à distance, chaque participant devra être équipé du logiciel objet de la formation, sur l’ordinateur qui lui servira à suivre la classe virtuelle.
Après – Mise en œuvre en situation de travail
  • Une activité personnalisée à vos enjeux qui vous permettra de transposer en situation de travail : “planifier et tenir les priorités de la semaine”.

Les objectifs de la formation

Adapter Outlook à son activité pour gagner du temps et mieux s’organiser.

  • Optimiser la gestion de ses mails pour faire face au flot quotidien.
  • Gérer ses contacts, son agenda, ses tâches.
  • Centraliser ses notes et idées dans OneNote.
  • Faciliter le travail collaboratif.

Les points forts de la formation

  • Formation alliant des apports techniques et méthodologiques : en complément de la maîtrise fonctionnelle d’Outlook, des apports méthodologiques très utiles ciblent une meilleure organisation individuelle et une collaboration plus efficace.
  • Formation complémentaire à une formation sur la gestion du temps : vise une organisation adaptée à son mode de fonctionnement, en lien direct avec une gestion efficace de son temps.

Qualité des formations

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